详细内容：工程函件
需要发函的几种情形
发函的签收、确认与保留
发函的签收应以今后可作为证据使用为原则，注意保证其证明力。
第一，应注意函件的形式。
函件如有多页，应注意盖骑缝章，避免调包换页。
第二，应注意函件的签收形式。
函件的签收应直接在函件上签收，写签收人及日期，不要只采用签收本签收的方式。因为签收本上只记录函件名称，而且有时记录的函件名称与函件真正名称不一，或者函件名称无法反映内容的，有的施工单位根本不写函件名称，只写一个字“函”，这样根本无法证明对方签收的内容是什么。
第三，应注意签收人身份。
函件签收人应注意最好由合同约定的签收人、或对方代表人、或指定收发人签收，以便于今后证明其身份。因为案件中常有当事人否认签收人为其员工，对签收人身份不认可的情况，故为确保函件签收效力确定，最好应由上列人签收，如上所列人不能签收的，则应注意需有其他相应文件能证实签收人的身份
第四，如遇对方拒签时，可采用快递到对方工商注册地址、法定代表人收的形式。
此时应注意快递单上写明文件内容、页码；若是比较重要的文件，如结算
书等，则建议采用公证快递的方式。
第五，应注意保留原件。
函件的一个重要作用是万一有纠纷时作为证据，而证据则必需有原件，如无原件则无法辨别真伪，故施工单位应保留好函件签收的原件，作为工程档案长期保管。
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